So funktioniert digitale Einarbeitung im Großkonzern

“Kannst du meinen Bildschirm sehen?” Diese Frage hat sich in den letzten zwei Jahren zum festen Bestandteil von virtuellen Meetings etabliert. Besonders während der Einarbeitung ist dieser Satz nicht mehr wegzudenken, bieten doch Teams Calls und online geteilte Bildschirme oft die einzige Möglichkeit neuen Teammitgliedern einen Einblick in die Arbeit zu geben. Doch wie ist das eigentlich, in einem Großkonzern wie Siemens während unterschiedlicher Pandemiestadien anzufangen, und ist digitale Einarbeitung eher Fluch oder Segen? Wir Werkstudentinnen aus dem Communication Services Team haben uns diesen Fragen gewidmet und sie von verschiedenen Standpunkten aus beleuchtet. Egal ob absoluter Newbie oder echter Homeoffice-Profi: unser Erfahrungsschatz in Sachen digitaler Einarbeitung könnte vielfältiger nicht sein.

Luise: Unser Newbie im Team

Wie war die Erfahrung eines digitalen Vorstellungsgesprächs?

Als neuestes Mitglied im Team der Werkstudentinnen ist mein Bewerbungsgespräch natürlich noch nicht allzu lange her. Nachdem ich auf meine Bewerbung schnell Rückmeldung erhalten habe, wurde auch schon ein Termin für ein erstes Gespräch ausgemacht. Zunächst war ich nicht sicher, ob es vor Ort oder digital stattfindet, aber um auch während der Pandemie allen Beteiligten ein sicheres Gefühl zu geben, fand es online statt.

Tatsächlich war es mein erstes digitales Bewerbungsgespräch per Teams-Call, daher war ich natürlich in der Vorbereitung auch etwas nervös – wird mein WLAN durchhalten, damit die Verbindung stabil bleibt und ich meine Gesprächspartnerinnen gut verstehe?
Luise Kubizek

Denn mit wackligem Bild und abgehacktem Ton wäre das Kennenlernen für alle Beteiligten etwas schwieriger gewesen. Umso erleichterter war ich, als alles einwandfrei geklappt hat und es keine typischen Zwischenfälle wie “Ich verstehe dich leider gerade ganz schlecht…” gab. Natürlich hätte ich mir gerne bereits im Bewerbungsprozess einen persönlichen Eindruck von den Arbeitsräumen und potenziellen Kolleg*innen gemacht. Jedoch war es auch entspannt, dass die An- und Abreise entfiel, und somit weniger Zeit einplanen musste. Außerdem war ich tatsächlich deutlich weniger nervös als bei Vorstellungsgesprächen vor Ort – dank der gewohnten Umgebung in den eigenen vier Wänden. Nachdem das Bewerbungsgespräch äußerst positiv verlaufen ist, habe ich mich natürlich umso mehr über die Zusage gefreut!

Welche Maßnahmen haben dir geholfen, dich trotz Homeoffice & Co. als Teil des neuen Teams zu fühlen?

Dazu haben für mich an allererster Stelle die “Kaffeepausen”-Calls beigetragen. Direkt zu Beginn habe ich mit jeder Kollegin einen kurzen Termin ausgemacht, damit wir uns auch auf persönlicher Ebene kennenlernen können. Somit erfährt man direkt, wer eigentlich die Person “hinter der Kamera” ist – wer welche Aufgaben hat und an wen man sich bei welchem Problem wenden kann. Durch diese Kennenlern-Gespräche habe ich mich direkt sehr herzlich aufgenommen gefühlt und die Distanz konnte – auch digital – verkleinert werden.

Was würdest Du im Homeoffice vermissen, wenn die Rückkehr ins Büro ansteht?

Den kurzen Weg vom Bett an den Arbeitsplatz – der Weg zum Standort München-Neuperlach ist ja doch etwas weiter als zu meinem eigenen Schreibtisch. Somit bleibt mir am Morgen auch einiges an Hektik erspart, wenn ich nicht Bus und U-Bahn erwischen muss. Außerdem muss ich mir keine Gedanken machen, mit lauter Musik die Kolleg*innen zu stören, denn die brauche ich tatsächlich manchmal, um in den kreativen Schreibprozess zu kommen. Das geht im Büro dann natürlich nur mit Kopfhörern 😉

Doch tatsächlich durfte ich unser Büro am Standort München-Neuperlach auch live erleben, und zwar an meinem ersten Arbeitstag – genau wie Julia, die zu ihrem Arbeitsbeginn ebenfalls zur Equipment-Übergabe vor Ort war.

Julia: Es sind die kleinen Dinge im Großkonzern

Wie war dein erster Tag?

Große Aufregung an meinem ersten Tag – Was würde mich erwarten? Nach einer 35-minütigen U-Bahn-Fahrt stand ich vor dem riesigen Siemens Campus in München-Neuperlach. Bei diesem Anblick realisierte ich, wie groß das Unternehmen überhaupt ist.

Als ich mal zu einer ehemaligen Kollegin eines familiären NGO-Teams meinte, ich würde gerne auch mal Arbeitserfahrung in einem wirtschaftlich-orientierten Großunternehmen sammeln, war ihre Antwort: „Da ist doch alles so distanziert und gewinnorientiert.” Dieser Satz schwirrte in meinem Kopf rum, bis ich zu der Pforte am Eingang kam, um meine Siemens ID zu erhalten. Mit freudestrahlenden Augen (und vermutlich einem Lächeln, das die FFP2-Maske versteckte) begrüßte mich schon meine Chefin. Auf dem Weg zur IT, um mein technisches Arbeitsequipment abzuholen, haben wir uns gleich sehr gut unterhalten. Von der befürchteten Kälte keine Spur. Nach 1,5 Stunden mit Laptop und Co. in meinen Händen eilten meine Chefin und ich sofort zum ersten Online-Meeting. Ich lernte mein Team kennen, das auf mich gleich sehr vertraut und persönlich wirkte. Spoiler: Hat sich bis heute bestätigt.

Danach nahm mich meine Chefin in ihrem Auto mit zu sich nach Hause und holte schnell die restliche Technik für mich, die sie noch bei ihr gelagert hatte. Völlig selbstverständlich brachte sie mich danach wieder zur nächsten U-Bahn-Station.

Mit einem breiten Grinsen und meinem zukünftigen Equipment machte ich mich auf den Weg nach Hause zu meinen offiziellen ersten Homeoffice-Stunden bei Siemens. Einem offensichtlich großen Unternehmen, das mich im Kleinen mit der Herzlichkeit in meinem Team aber sehr positiv überraschte.
Julia Kriegl

Welche Maßnahmen haben dir geholfen, dich trotz Homeoffice & Co. als Teil des neuen Teams zu fühlen?

Das gesamte Team duzt sich, von Anfang an wurde ich in Projekte miteingebunden und meine Ansichten und Ideen wurden immer offen aufgenommen. Zudem tausche ich mich wöchentlich mit den anderen Werkstudentinnen im Team über alle möglichen Themen und Anliegen aus – sowohl im Arbeitskontext als auch privat.

Was würdest Du im Homeoffice vermissen, wenn die Rückkehr ins Büro ansteht?

Dass ich nach einem entspannten Frühstück in Jogginghose meine Wäsche in der Mittagspause nicht mehr machen kann.

Auch für Alina ist die Jogginghose fester Bestandteil des Homeoffice-Alltags geworden. Was muss passieren, dass man freiwillig auf diese luxuriöse Bequemlichkeit verzichtet? Richtig – Liveveranstaltungen! In die Bluse schlüpft Alina gerne wieder für spannende Projekte und Events vor Ort.

Alina: Mittendrin statt nur dabei

Wie lief dein erstes großes Projekt ab?

Nachdem ich im September 2021 als Werkstudentin das Team vergrößert habe, stand für mich im Oktober mein erstes Projekt in der Münchener Zentrale an. Ausgestattet mit Kamera, Stativ, Mikrofon und Gimbal habe ich mich auf den Weg zur Siemens-Zentrale in der Werner-von-Siemens-Straße 1 gemacht, um Momente der Siemens Business Conference einzufangen. Im Laufe des Tages habe ich mich hinter Vorhänge geschlichen, das Tonstudio bewundert und viele Mitwirkende kennengelernt. Nach der Veranstaltung habe ich mich am späten Nachmittag erstmals an dem Tag an den Schreibtisch gesetzt, um aus meinen Eindrücken hinter den Kulissen und dem umfangreichen Material ein kurzes Behind-the-Scenes Video zu produzieren.

Nachdem ich fertig war und zufrieden den Heimweg antreten wollte, musste ich jedoch blöd aus der Wäsche schauen. Denn in dem Moment, als ich die Bürotür hinter mir zufallen ließ, um meine Kaffeetasse in die Küche zurückzubringen, hatte sich aus irgendwelchen Gründen die Bürotür verriegelt und mich im Flur eingesperrt. Zum Glück hat mich das Sicherheitspersonal schnell aus meiner misslichen Lage befreit und ich konnte mich auf den wohlverdienten Nachhauseweg machen.

Welche Maßnahmen haben dir geholfen, dich trotz Homeoffice & Co. als Teil des neuen Teams zu fühlen?

Beim Lesen der Frage denke ich mir: Ja, ich fühle mich definitiv als Teil des Teams! Ich habe meine Kolleg*innen mittlerweile gut kennengelernt und habe auch trotz andauerndem Homeoffice das Gefühl von Teamgeist. Wenn ich mich dann frage, warum eigentlich – du kennst dein Team doch nur vom Bildschirm?

Da wird mir bewusst, wie wichtig die Kleinigkeiten im Alltag sind: die übrigen 5 Minuten am Ende eines Meetings für den persönlichen Austausch, kurze Chatnachrichten bei Teams oder der informelle Werki-Austausch am Anfang der Woche.
Alina Kliwer

Auch wenn es unseren vollen Montags-Kalender zusätzlich strapaziert, lasse ich den Termin ungern ausfallen. Durch den Austausch über aktuelle Projekte, Aufgaben oder Herausforderungen im wöchentlichen Jour fixe habe ich eine bessere Vorstellung über den Alltag meiner Kolleg*innen.

Was würdest Du im Homeoffice vermissen, wenn die Rückkehr ins Büro ansteht?

Den kurzen Arbeitsweg! Auch wenn ich häufig morgens noch vor dem ersten Kaffee für die Simulation eines Arbeitswegs kurz frische Luft schnappen gehe, so brauche ich mich nicht in den Zug setzen. Per Teams kann ich mich einfach schneller mit meinen Kolleginnen nach München verbinden als mit der Bahn von Regensburg aus!

Auch von Zuhause aus konnte ich bereits spannende und große Projekte durchführen. Gerade wenn man nicht in München wohnt, wie auch meine Kollegin Sina, sind kreative Lösungen gefragt. Sie nimmt im Homeoffice sogar ganze Podcasts auf!

Sina: Von Podcasts, Videoschnitt und pelzigen Coworkern

Welche Herausforderung bei der digitalen Einarbeitung ist dir besonders im Gedächtnis geblieben und wie wurde sie gelöst?

Ich persönlich hatte großen Respekt vor dem reinen Online-Onboarding. Da ich bereits fast meinen gesamten Master mit sämtlichen Höhen und Tiefen online gemeistert hatte, war ich schon sehr gespannt auf das Arbeiten von zu Hause aus. Wie sollte das genau ablaufen? Was ist, wenn ich Fragen habe? Wie genau heißt denn unser Team nochmal? In allen Fällen stellten sich bald regelmäßige Teams Calls als der Lebensretter heraus. Ich war eben nicht auf mich allein gestellt, sondern wurde immer wieder von jemanden aus dem Team an die Hand genommen und konnte jemandem digital über die Schulter schauen. Es gab zum Beispiel kleine Einführungen in die Tools, die wir benutzen, oder hilfreiche Linklisten die ich mir gleich als Lesezeichen im Browser abspeicherte.

Es dauerte aber noch ein Weilchen, bis ich mich durch alle Webseiten und Anwendungen koordinieren konnte. Wie in vielen Lebenslagen heißt es auch im Homeoffice: Übung macht den Meister.
Sina Auer

Ein gutes Beispiel für eine komplette digitale Lösung für ein Projekt ist wohl der DigiPodcast. Hierfür haben unsere Kollegin Christiane Weidendorfer und ich einiges ausprobiert, um eine digitale Aufnahme zu ermöglichen. Etliche Teams Calls später haben wir dann doch recht gute Möglichkeiten gefunden, einen Podcast im Homeoffice aufzuzeichnen.

Mit der Zeit betreute ich jedoch auch einige Projekte, die nicht komplett online gelöst werden konnten. Zum Beispiel Videoproduktionen von wichtigen Events wie z.B. der Hauptversammlung oder der Siemens Business Conference. Diese großen Veranstaltungen wurden zwar hybrid und ohne Publikum umgesetzt, jedoch durfte ich einige Male live vor Ort spannendes Behind-the-Scenes Material filmen, um diese aufwendigen Events festzuhalten. So war ich dann doch immer wieder mal vor Ort und konnte die Möglichkeit wahrnehmen, ,,echtes“ Büro-Feeling zu schnuppern und auch interessante Einblicke in die Arbeit der anderen Teams erhalten.

Welche Maßnahmen haben dir geholfen, dich trotz Homeoffice & Co. als Teil des neuen Teams zu fühlen?

Durch die offene und freundliche Art unseres gesamten Teams habe ich mich sofort gut aufgehoben gefühlt. Etwas Eigeninitiative ist aber auch gefragt, um sich im Homeoffice zurechtzufinden, z.B. eigenständig auf die Kolleg*innen zuzugehen und Kennenlern-Termine einstellen oder sich einfach nur anbieten bei Projekten zu helfen. So wurden aus meinen Fragerunden nach und nach Kaffeepausen-Termine, die das gemeinsame Essen in der Kantine oder den kurzen Austausch vor der Kaffeemaschine ersetzten. Auch in der großen Werki-Runde haben wir mehrere Termine, bei denen wir arbeitsbezogene und private Infos austauschen.

Was würdest Du im Homeoffice vermissen, wenn die Rückkehr ins Büro ansteht?

Da ich außerhalb von München wohne, schätze ich das Homeoffice sehr. Ich bin zwar gerne unterwegs und kann mich gut beschäftigen, doch nach einem langen Arbeitstag ist es unvergleichlich, einfach den Laptop zuzuklappen und ,,guad is“! Auch meine beiden Katzen würde ich als pelzige Begleiter*innen an meiner Seite vermissen. Denn anstatt Kaffeepausen, gibt es bei mir kurze Streichelpausen, wenn sich eine der beiden mal wieder auf die Tastatur meines Laptops legt.

Trotz des Homeoffice lernt man einander also gut kennen und das nicht nur innerhalb des Teams! Auch viele unserer Kund*innen kommen immer wieder auf uns zu und binden uns nicht nur in Projekte, sondern auch in Workshops, Dankesmails, Kaffeepausen usw. ein. So gibt es neben der Arbeit auch noch das ein oder andere ,,Zuckerl“. Letzteres kann man bei unserer Vyond-Expertin Katja durchaus wortwörtlich nehmen.

Katja: Wenn eine Überraschung die nächste jagt

Was war bisher Dein größter Erfolg / schönstes Projekt?

Gerade im Homeoffice wirkt es manchmal so als würde man still vor sich hinarbeiten. Denn normalerweise freut man sich gemeinsam mit dem Team über größere Erfolge und glückliche Kund*innen im Büro – ein typisches High-Five „Gut gemacht“ fehlt natürlich im Homeoffice. Zwar wird bei uns im Team sehr darauf geachtet Meilensteine im Jour fixe zu loben, das direkte Feedback von betreuten Kund*innen fällt aber trotzdem öfter mal nach einem abgeschlossenen Projekt aus. Umso schöner ist es, wenn es sich Kund*innen trotz Distanz nicht nehmen lassen gutes Feedback persönlich zu übermitteln. Und so erwartete mich letztens völlig unerwartet ein Überraschungspaket samt Schoki und einer ganz lieben Dankeskarte zuhause.

Bei uns Werkstudentinnen der GBS ist nämlich kein Kaffee bringen angesagt, wir betreuen von Anfang an selbstständig Projekte und dementsprechend Kund*innen.
Katja Röhler

Das bedeutete in diesem Fall für mich: Ein Animationsvideo bauen. Nach monatelanger Arbeit, vielen digitalen Austauschen mit den Kund*innen und einer stressigen Endphase, jagten mich plötzlich unvorhersehbare Überraschungen: Das Videoprogramm versagte und startete erst wieder zwei Tage vor Deadline. Außerdem hatte mich eine Corona-Infektion voll im Griff – aber, wir haben es rechtzeitig geschafft, das Video für die anstehende Veranstaltung fertigzustellen! Und was soll ich sagen, die beste Überraschung kam zum Schluss: Die Schoki war super! Ähm… Ich meine natürlich, das Projekt war super, es hat viel Spaß gemacht und vor allem wird es mir als mein erster größerer Erfolg und schönstes Projekt bisher für immer in Erinnerung bleiben!

Welche Maßnahmen haben dir geholfen, dich trotz Homeoffice & Co. als Teil des neuen Teams zu fühlen?

Wöchentlich festeingestellte Meetings, sei es ein kurzes Kaffeekränzchen oder ein virtuelles Mittagessen. So hat man die Chance alle Kolleg*innen schnell und auf einer persönlicheren Ebene kennenzulernen als in einem großen Team-Meeting. Jeden Montag haben wir außerdem einen freiwilligen Volo & Werki Austausch, in dem wir als „junges Editorial-Gemüse“ all unsere Fragen stellen und uns gleichzeitig auch privat updaten können.

Was würdest Du im Homeoffice vermissen, wenn die Rückkehr ins Büro ansteht?

Das letzte Mal schlummern, um dann 5 Minuten vor Arbeitsbeginn aufzustehen. Laptop zuklappen und sofortiger Feierabend ohne Heimweg. Und natürlich meinen felligen Coworker Benji und die gemeinsamen Gassirunden in der Mittagspause (vorausgesetzt es regnet nicht und man hat nicht danach klitschnass einen Videocall 😉 #schonpassiert)

Apropos Videocalls – davon hatte die liebe Laura schon einige. Denn sie ist unser Homeoffice-Profi im Team. Und das nicht nur, weil sie gefühlt über jedes Thema eine Liste führt oder uns bei allen Fragen Rede und Antwort steht, sondern weil sie seit Tag 1 Werkstudentin in der Pandemie und im Homeoffice ist.

Laura: Homeoffice-Profi mit Leib und Seele

Wie hat sich die digitale Einarbeitung seit deinem Beginn bei Siemens weiterentwickelt? Konntest du eventuell sogar dazu beitragen?

Ich habe zu Beginn der Pandemie bei Siemens angefangen, dementsprechend merkte man auch bei der Einarbeitung, dass die Situation für uns alle neu und herausfordernd war. Schnell war klar: Eigeninitiative ist gefragt! Wo man vorher im Büro mitten im Geschehen saß und zu vielen Terminen spontan mitgenommen wurde, musste man sich nun virtuell um Sichtbarkeit und Anschluss kümmern. Hierbei haben mir sowohl digitale Kaffeepausen mit Kolleg*innen geholfen, als auch die proaktive Teilnahme an Meetings – eine Kollegin hat später einen Kundentermin? Einfach mal fragen, ob man dabei sein und zuhören kann.

Da ich irgendwann aus eigener Erfahrung und dank unzähliger To-Do Listen wusste, was bei der digitalen Einarbeitung nicht fehlen darf, habe ich den Spieß umgedreht und selbst neue Werkis zu meinen Terminen eingeladen und Schulungen zu gewissen Tools auf die Beine gestellt. Inzwischen haben wir aus unseren Learnings ein umfassendes Einarbeitungspaket gestaltet, von dem alle Newbies profitieren können.

Welche Maßnahmen haben dir geholfen, dich trotz Homeoffice & Co. als Teil des neuen Teams zu fühlen?

Am Anfang der Pandemie mussten sich viele Maßnahmen erst entwickeln. Besonders geholfen hat es mir, wenn ich Kolleg*innen zu virtuellen Terminen mit Kund*innen begleiten durfte, damit ich einen Eindruck davon bekomme, wie die Arbeit im Team so läuft. Schnell hat sich auch eine digitale Runde etabliert, in der nur Werkstudent*innen und Volontär*innen zusammenkamen, um sich informell auszutauschen und auch die ein oder andere Frage zu stellen, für die man in anderen Meetings vielleicht noch zu schüchtern war. Was auch nicht fehlen darf sind gemeinsame Kaffeepausen über Teams, so lernt man sich besser kennen und stärkt das Gefühl von Verbundenheit.

Was würdest Du im Homeoffice vermissen, wenn die Rückkehr ins Büro ansteht?

Vermissen würde ich definitiv den kurzen Arbeitsweg – morgens vom Frühstückstisch an den Schreibtisch und abends einfach Laptop zu und ab in den Feierabend. Was mir allerdings noch viel mehr abgehen würde, wäre mein eigenes kleines Büro.

Als Homeoffice-Profi und Interior-Liebhaberin habe ich mir während der Pandemie ein eigenes Arbeitszimmer ganz nach meinen Vorstellungen einrichten können. Hier fühle ich mich pudelwohl, kann in Ruhe arbeiten und mich perfekt konzentrieren – und es stört niemanden, wenn ich für meine optimale Arbeitsatmosphäre eine meiner 20 Duftkerzen anzünde. 😉
Laura Donnemiller

Digitale Einarbeitung – Fluch oder Segen?

Unser Werki Communication Services Team kann auf jeden Fall behaupten: Digitale Einarbeitung in einem Großkonzern funktioniert! Da nehmen wir unser kleines Editorial-Team direkt mal als bestes Beispiel. Als Fluch würden wir die digitale Einarbeitung nämlich nicht bezeichnen. Dennoch ist es eine Frage, die jede*r für sich persönlich beantworten muss. Natürlich bringt es auch Nachteile mit sich, so haben sich einige von uns noch nie in echt gesehen. Aber hey, das nächste persönliche Treffen ist schon in Planung und was sollen wir sagen: wir sind uns sicher, auch das wird ein Erfolg!